‘Met plakken en knippen gaat het best snel’

Deze zin sprak een ondernemer die trainingen verzorgt voor diverse bedrijven, vorige maand tegen mij.

We zaten samen op zijn kantoor waar wij de ‘backoffice’ van zijn bedrijf eens goed bekeken tijdens een VIP-organiseertraject. De laatste tijd merkte hij dat de operationele zaken hem teveel tijd kostte en hij had mij gevraagd om ernaar te kijken en hoe dit efficiënter ingericht kon worden.

“Hoe bedoel je dat?” vroeg ik hem, toen hij het over het plakken en knippen had.
“Nou”zei hij, “zoals ik het zeg. Als ik een e-mail moet schrijven naar een klant met een uitleg van een training, dan knip en plak ik de tekst van bijvoorbeeld mijn website of een andere e-mail en dat stuur ik dan door. Gaat best snel hoor”. En hij liet me zien hoe hij het deed.

Ik keek naar zijn scherm en bekeek de handelingen die hij allemaal deed.

• nieuwe e-mail maken
• start met een paar openingszinnen
• website openen
• zoeken naar de juiste pagina
• tekst selecteren wat hij wil gaan versturen
• tekst kopiëren
• terug naar de openstaande e-mail
• tekst plakken (en dan misschien nog ene keer omdat de opmaak van de website meekomt – dus “plakken platte tekst”
• tekst wat aanpassen hier een daar
• laatste eindzinnen eraan toevoegen
• e-mail versturen

Toen hij klaar was, vroeg ik hem: ‘Vind je dit nu écht heel handig en snel werken?’
Hij keek me bedenkelijk aan en zei toen: ’Nee, nu ik het je zo laat zien, en zie wat ik allemaal doe, eigenlijk niet’.

En ik ben blij….

Niet omdat hij zoveel handelingen doet, of dat ik persé gelijk wil hebben, (nou….misschien diep in mijn hart wel 🙂 ) maar omdat hij nu zelf inziet dat het toch helemaal niet zo snel gaat als dat hij altijd dacht. Maar omdat hij het ALTIJD al zo doet, er niet écht eens goed over na heeft gedacht (en tja, eerlijk is eerlijk, wie denkt er nu vaak bij na over zulke dingen) plakt en knipt hij al jaren zijn teksten van de website naar zijn e-mail. Of soms van de ene e-mail naar de andere e-mail.

En hier raakt het precies de kern bij de ondernemer waar hij zo mee aan het worstelen is:

1. Hij is veel te veel tijd kwijt met “neuzel’ dingen zoals bijvoorbeeld het plakken en knippen van e-mails
2. Hij heeft het ooit zo ingericht en het ging altijd goed, totdat hij nu aan het groeien is, en hij merkt dat het niet meer werkt op deze manier, omdat het teveel tijd kost
3. Omdat hij nooit echt de tijd neemt om hier over na te denken, moddert hij maar voort omdat hij het “altijd” zo doet
4. Hij merkt wel dat het anders moet, maar hij heeft geen idee HOE

En ik ben blij, blij voor hem dat hij nu de stap gezet heeft om te gaan kijken hoe het makkelijker, slimmer en sneller kan. Hoe hij zijn bedrijf zó kan inrichten dat het voor hem gaat werken en het niet tégen hem werkt. Dat hij aan de slag gaat met zijn operationele zaken, die we kunnen systematiseren, zodat hij weer meer tijd overhoudt. En blij voor hem dat hij nu weer rust en overzicht heeft omdat, er structuur in zijn bedrijf is.

Ik heb hem uitgelegd dat het maken van een e-mail veel handiger kan. Zo kun je standaard e-mails maken die je naar de deelnemers stuurt als ze vragen hebben over een training. Een ander idee is om een FAQ (Frequently Asked Questions – veel gestelde vragen) pagina te maken op je website en dan een standaard e-mail te maken met een verwijzing naar deze pagina. Verschillende mogelijkheden die in ieder geval minder tijd kosten en waarbij plakken en knippen in ieder geval tot het verleden behoort!

Heb je hier vragen over? Zou je ook eens willen dat ik een keer met je meekijk?

Vraag dan via deze link een GRATIS startsessie ‘slimmer en sneller werken’ aan.

In deze sessie van 30 minuten geef ik je minstens 2 gouden tips die ervoor zorgen dat je vanaf morgen aan de slag kunt om slimmer en sneller te werken waardoor je niet alleen efficiënter gaat werken, maar ook meer tijd creëert!