Een ‘sexy’ takenlijst

Mensen die mij kennen weten dat ik een ontzettende Outlook-fan ben. Ik vind het een fantastisch programma, maar ik weet dat veel mensen de vele mogelijkheden nog niet kennen en/of benutten.

Eén daarvan is de takenlijst. Ook al gebruik je geen Outlook, een takenlijst is een ’must’ als je structuur wilt in werkzaamheden.

Nu klinkt een takenlijst nou niet echt ‘gezellig’, en wekt het eerder weerzin op om ermee aan de slag te gaan, dan dat je denkt: “YES, het is weer tijd voor mijn taken!”.

Met onderstaande tips help ik je hoe je dit het beste kan aanpakken.

1 – Geen takenlijst, maar ACTIElijst

Het klinkt heel flauw, maar het woord ‘taak’ geeft al aan dat het een opdracht is; iets wat je moet doen. Terwijl het woord actie zich meer richt op het in beweging komen en op de uitkomst. Dit geeft een positieve mindset.

2 – Zorg voor 1 verzamelpunt

Verzamel al je acties op 1 punt. Het liefst in een actielijst, To Do boek of een online tool (bv ToDoist of Trello) of natuurlijk de takenlijst in Outlook (helaas heet dit geen actielijst)
Van hieruit ga je verder werken.

Mocht je voornamelijk alles op notities, geeltje, losse blaadjes etc. schrijven, zorg dan dat al deze losse blaadjes op 1 plek verzameld worden; bijvoorbeeld in een apart bakje op je bureau.
En nee, een hand  is niet 1 verzamelpunt. 🙂

3 – Wees volledig

Met de cryptische omschrijving “ Janneke, project bellen” weet je wanneer je het op dat moment opschrijft, wel waar het over gaat. Maar als je na een paar dagen nogmaals naar deze actie kijkt, heb je soms geen flauw idee wat je moet gaan doen. Dit kost tijd en irritatie.

4 – Opbouw en actie

Probeer bij de omschrijving dezelfde opbouw te houden én gebruik altijd een werkwoord. Hierdoor wordt je actielijst overzichtelijk, en weet je sneller wat je moet doen.
Bijvoorbeeld: naam bedrijf – werkwoord – onderwerp/uitkomst

5 – Maak de uitkomst’ sexy’

De moed kan je soms in de schoenen zakken, als je een bepaalde taak (dan is het ook écht een taak en geen actie) ziet staan, bijvoorbeeld: zolder opruimen. Als je de uitkomst neerzet en deze wat leuker omschrijft, wordt het een actie waar je zin in krijgt. Bijvoorbeeld – inrichten zolder voor nieuw kantoor. Zeker weten dat je daar eerder aan begint!

6 – Tijd

Zet een datum achter de actie wanneer deze af moet zijn. Hierdoor creëer je (met name met een online tool of Outlook) overzicht en kun je je acties beter plannen.
Algemene zaken die niet echt een deadline hebben kun je plannen voor de laatste dag van het jaar. Hiermee vergeet je ze niet want ze staan onderaan in je actielijst.
Door alles te verzamelen en op te schrijven, maak je je hoofd leeg en creëer je overzicht en rust.

En het allerleukste van actielijst is…… DOORSTREPEN!

Mocht jij ook hulp nodig hebben bij je takenlijst of andere zaken om makkelijker en efficiënter te werken? Neem dan contact met me op!